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联合办公生于资本,死于成本?
共享经济正在改变人们的生活方式,从出行到住宿,从生活到办公,众创空间就是共享办公的一种玩法,人们在一个开放的区域里进行高效地协作,成本低、租期灵活,还可以满足一定的社交需求。
这样的新型办公空间,开放、自由、轻松社交,成为许多办公族的新宠。事实上,除了租期灵活、装修时尚、各种办公设备和活动多,联合办公真正的商业逻辑在于产品运营能力,要做好精细化运营,如何削减成本成了许多联合办公空间所面临的共同难题。
一、公共区域多
如今的联合办公空间,各种的开放工位、公共会议室、会客区、咖啡厅等成为其标配,然而一般情况下都没有闸机系统和保安部门,再加上大面积开放的公共区域,人们可以随意进出,仅靠前台和摄像头实在难以监管,安全隐患大。
二、人多而杂,流动性大
大部分青睐联合办公空间的客户都是规模较小的团队或自由职业者,行业职业多而杂,而且在其发展期间,办公位置和人才的流动性大,总有新人来旧人走,用IC卡吧,制卡补卡、修改权限的成本,加上频繁发放回收IC卡等成本,管理起来有很大难度。
门禁系统是必要的,但是IC卡已经过时,设备认卡不认人,不基于实名制的通行,再严格也没有意义。
包办智慧安防系统采用二维码门禁,以二维码取代IC卡,可以绑定身份认证,一人一码,动态二维码安全性高且离线可用,不会有丢失损坏的风险。管理员只需要在后台操作即可修改、禁用其通行权限,无需回收,提高安防等级的同时,大大降低制卡和管理的成本。
三、快递外卖多
入驻联合办公空间的多为中小团队和个人,尤其在团队创作、研发初期需要大量时间投入,人们加班之余,点外卖、网购便理所当然。
但是,联合办公空间往往只有一个统一的前台,以1~2个客服人员的标准,需要接听电话、接待访客之余,还要代收所有的快递和外卖,显然是不现实的,但若任由快递和外卖小哥随意进入,不安全又容易打扰到其他人的正常工作。
包办智慧安防的自助访客机和手持访客机,配合爱包办小程序,支持身份证读取、后台授权其一定时间和区域的通行权限,下发二维码后即可直接刷门禁机通行,实现少人化甚至无人化管理,适合较多访客与服务人员的出入的众创空间等楼宇。
四、收租复杂
联合办公空间租期灵活,有的甚至可以一日起租,这就诞生了大量的合同和租期账单,可别小瞧这些合同和账单,所租空间、起租时间、租期长短都不同,从审核签约到收租结算,需要专人负责管理合同和收租。

包办智慧经营解决方案,支持在线签订合约,定期发送账单自动催缴,租户在线支付,一键收租,还可以自动生成租赁合同等运营数据报表,大大节省了原先的运营成本。
五、共享办公资源
在共享经济的推动下,联合办公空间的玩法也十分多,除了你的桌子和柜子,似乎什么都是可以共享的——会议室、咖啡厅、打印机、健身房、WIFI、微波炉、按摩椅等,这些办公资源、设备采购好了供大家无偿或有偿使用,同时要维护好秩序和分配问题。
包办智慧经营解决方案为此还提供了许多在线服务——白领在身份认证后,扫码即可开门、预定会议室、使用设备、管理打印文档等,无需押金,或关注/下载一堆APP,时间到了自动发送提醒,从而实现对联合办公空间的管理及办公资源分配。
包办网已成功服务许多办公楼宇,其中不乏阿波罗、业空间YESPACE这样的联合办公空间。包办智慧安防+智慧经营的解决方案,从安防到物业,为众多联合办公空间的运营商提供智能的、高效的服务,帮助其在提高服务水平的同时,管控成本,降本增效。